PORADNIK PRZEDSIĘBIORCY
Jaki terminal i kasę fiskalną wybrać?
Podpowiadamy na co zwrócić uwagę oraz przedstawiamy pary urządzeń używające protokołu ECR – EFT.
KASY FISKALNE
Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych jest zobowiązany do używania kasy rejestrującej. Na co zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia?
RODZAJE URZĄDZEŃ FISKALNYCH
MOBILNE KASY FISKALNE
Mobilne kasy fiskalne, zwane także przenośnymi, to małe i lekkie urządzenia bezprzewodowe, pozwalające na prowadzenie sprzedaży w różnych miejscach, bez stałego źródła zasilania. Najczęściej są odporne na niekorzystne warunki atmosferyczne, co pozwala na pracę “w terenie”. Są często wykorzystywane np. podczas imprez plenerowych czy w handlu obwoźnym.
JEDNOSTANOWISKOWE KASY FISKALNE
Kasy jednostanowiskowe umożliwiają współpracę z urządzeniami peryferyjnymi (wagą, czytnikiem kodów kreskowych, komputerem). Kasa jednostanowiskowa sprawdzi się w niewielkim sklepie i w punkcie usługowym. Oferują pamięć od 500 – 3 000 kodów PLU w przypadku małych kas do 3 000 – 12 000 kodów PLU w większych urządzeniach.
DRUKARKI FISKALNE
Właściciele punktów handlowo-usługowych z dużym asortymentem powinni rozważyć zakup drukarki fiskalnej. Drukarka nie jest urządzeniem samodzielnym – musi zostać połączona z programem sprzedażowym zainstalowanym na komputerze. Paragony i faktury są wystawiane właśnie przy jego użyciu.
SYSTEMOWE KASY FISKALNE
Kasy systemowe to najbardziej rozbudowane urządzenia. Na system kasowy składa się urządzenie fiskalne, np. drukarka fiskalna, terminal POS oraz oprogramowanie sprzedażowe zainstalowane na komputerze. System można rozbudowywać o kolejne urządzenia, np. w gastronomii o drukarkę paragonową, a w sklepie spożywczym o wagę czy czytnik kodów kreskowych. Systemy mogą być wielostanowiskowe, tak jak np. w dużych sieciach handlowych, ale świetnie sprawdzą się również we wszelkiego rodzaju usługach .
-
- Mobilna kasa fiskalna
-
- Jednostanowiskowa kasa fiskalna
-
- Drukarka fiskalna
-
- System kasowy
KASY ONLINE
Kasy i drukarki online to urządzenia fiskalne, które automatycznie przekazują dane bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, podlegającemu Ministerstwu Finansów.
Branże zobligowane do użytkowania kas ONLINE to:
- Od 1 stycznia 2020 roku:
warsztaty samochodowe, wulkanizatorzy, stacje pali - Od 1 stycznia 2021 roku:
gastronomia, usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, sprzedaż węgla - Od 1 lipca 2021 roku:
salony fryzjerskie, salony kosmetyczne i kosmetologiczne, usługi budowlane, lekarze, prawnicy, salony fitness
Od 1 stycznia 2023 roku wszystkie nowo instalowane kasy rejestrujące muszą działać w trybie online. Podatnicy, niewymienieni w powyższych grupach, którzy nie byli zobowiązani do wprowadzenia kas
on-line w podanych powyżej terminach, będą mogli nadal wykorzystywać stare kasy fiskalne do czasu ich wyeksploatowania lub wymiany pamięci fiskalnej. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnicy mogą zakupić starą kasę fiskalną w następujących terminach:
– kasy z elektronicznym zapisem kopii – do 31 grudnia 2022 r.;
– kasy z papierowym zapisem kopii – do 31 sierpnia 2019 roku
ULGA NA ZAKUP KASY
Ulga na zakup kasy online wynosi 90% jej ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł.
Jeśli kupiłeś więcej niż jedną kasę on-line, będziesz mógł skorzystać z ulgi na każdą z nich, pod warunkiem, że zaczniesz używać każdej z tych kas, w każdym punkcie sprzedaży nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.
KUPIŁEM KASĘ FISKALNĄ – CO TERAZ?
Po zakupie kasy fiskalnej mamy jeszcze do zrobienia dwie rzeczy: musimy dokonać fiskalizacji oraz zgłoszenia do urzędu skarbowego.
Fiskalizacja to zainicjowanie pracy modułu fiskalnego, który od tej pory zaczyna rejestrować każdą sprzedaż. Przed jej dokonaniem urządzenie pozostaje w trybie „testowym”- to dobry czas na naukę obsługi urządzenia. Fiskalizacja powinna być wykonywana przez doświadczonego serwisanta.
Po fiskalizacji, zarówno podatnik jak i serwisant mają 7 dni na zgłoszenie kasy do właściwego urzędu skarbowego.
Jak już wspomniano, w tym samym terminie odpowiedniego zgłoszenia kasy fiskalnej do urzędu dokonuje serwisant, instalujący kasę.
Trochę mniej obowiązków mają właściciele kas online – w ich przypadku rejestracja kasy fiskalnej w US odbywa się bez ingerencji użytkownika i serwisanta, w momencie automatycznego wysłania raportu fiskalizacji do Centralnego Repozytorium Kas. Chwila ufiskalnienia kasy online jest więc też momentem jej zarejestrowania oraz otrzymania numeru ewidencyjnego.
TERMINALE PŁATNICZE
75% Polaków deklaruje, że częściej dokonuje płatności kartą niż gotówką. Jaki terminal wybrać, by odpowiedzieć na potrzeby klientów?
RODZAJE URZĄDZEŃ PŁATNICZYCH
TERMINALE STACJONARNE
Są one przeznaczone do użytku w jednym miejscu, gdyż wymagają stałego podłączenia do źródła zasilania. Połączenie z internetem najczęściej odbywa się tu przy pomocy kabla, rzadziej z wykorzystaniem sieci komórkowej. Do terminali stacjonarnych można dołączyć PIN-pad, czyli dodatkowe urządzenie wyposażone w klawiaturę, która umożliwia klientowi użycie karty i wprowadzenie kodu PIN bez sięgania do samego terminala.
TERMINALE PRZENOŚNE
Mają wbudowane baterie i korzystają z łączności sieci komórkowych lub WI-FI. Są świetnym wyborem w przypadku, gdy przyjmujemy płatność w wielu miejscach lub zależy nam na braku okablowania. Użytkowanie takiego terminala może wiązać się z koniecznościa ponoszenia kosztów karty SIM.
PINpady KASOWE
Urządzenia służące do obsługi płatności bezgotówkowych, bezpośrednio zintegrowane z kasami rejestrującymi.
mPos
mPOS to niewielki czytnik kart płatniczych, który działa wyłącznie po połączeniu się ze smartfonem lub tabletem. Ze względu na bardzo małe rozmiary, są poręczne i łatwo zmieszczą się w kieszeni. Choć terminale mPOS są jednymi z najtańszych w użytkowaniu (najczęściej brak opłat dzierżawy i brak kosztu karty SIM), to trzeba pamiętać, że zazwyczaj nie oferują żadnych dodatkowych funkcji, które mogą wygenerować przesiębiorcy dodatkowy przychód.
TERMINAL APLIKACYJNY
Terminal aplikacyjny, zwany również softPOS-em, to nic innego jak smartfon lub tablet z zainstalowanym oprogramowaniem pozwalającym na akceptację płatności zbliżeniowych.
-
- Terminal stacjonarny
-
- Terminal przenośny
-
- PINpad
-
- softPOS
ILE TO KOSZTUJE?
Zazwyczaj terminale stacjonarne i przenośne są dzierżawione i przedsiębiorca płaci co miesiąc za korzystanie z urządzenia. Koszt dzierżawy terminala to około 50 zł miesięcznie netto, dochodzi do tego prowizja za transakcje, na którą składają się:
– wynagrodzenie (marża) agenta rozliczeniowego
– opłata interchange, którą pobierają banki – to obecnie 0,2 proc. dla kart debetowych i 0,3 proc. dla kart kredytowych. To stawki maksymalne, uregulowane przez ustawę o usługach płatniczych
– opłata systemowa, pobierana przez organizacje płatnicze jak Visa i Mastercard.
W sumie prowizja od transakcji to średnio ok. 0,65 proc. wartości transakcji. W większości przypadków operatorzy oferują promocyjne ceny na korzystanie z terminala przez określony czas (np. 6 czy 12 miesięcy).
PROGRAM POLSKA BEZGOTÓWKOWA
Zacznij przyjmować płatności bezgotówkowe przez 12 miesięcy bez żadnych kosztów
Dzięki programowi przedsiębiorcy mogą przyjmować płatnośći bezgotówkowe bez żadnych kosztów nawet przez 12 miesięcy. Możemy otrzymać do 3 urządzeń – dopóki nasz obrót (na poszczególnych terminalach) nie przekroczy 100 tys. złotych w skali roku nie musimy przejmować się prowizją i kosztami dzierżawy. Po przekroczeniu tej kwoty Program nadal pokrywa koszty dzierżawy terminala (do 12 miesięcy), przedsiębiorca pokrywać będzie koszty prowizji od rozliczania transakcji bezgotówkowych, uzgodnione z agentem rozliczeniowym.
Protokół
ECR-EFT
Protokół Komunikacyjny to narzędzie łączące kasy rejestrujące z urządzeniami do obsługi płatności bezgotówkowych.
Umożliwia współpracę z różnymi metodami płatności (terminal, SOFT, PINpad kasowy, inne)
Pary urządzeń wspierające Protokół ECR – EFT
Terminal za darmo na 12 miesięcy
w ramach programu
